E-Mail Signatur richtig und effektiv verwenden

Die E-Mail ist schon längst das Kommunikationsmedium im Geschäftsalltag. Ohne die E-Mail läuft in den meisten Unternehmen gar nichts mehr. Täglich werden E-Mails unterschiedlichster Arten auf den Weg geschickt. Einmal ist es die Bestätigung für einen Gesprächstermin, das Zusenden von Informationen, oder sonstige Geschäftskorrespondenz. Zu diesen manuell erstellten E-Mails kommen noch unzählige automatisch versendete E-Mails hinzu. So versenden beispielsweise Shop-Systeme Bestellbestätigungen, Versandinformationen, Rechnungen etc..

Diejenigen, die das Potential der alltäglichen E-Mails als Marketing-Instrument erkennen und es gezielt einsetzen, können ganz nebenbei einen positiven Effekt mitnehmen. Im Folgenden gebe ich einige Anregungen, wie ohne großen Aufwand die E-Mail Signatur für Marketingzwecke eingesetzt und aufgebaut werden kann.

Aufteilung der E-Mail Signatur

Für die alltäglichen E-Mails, die ein jeder von uns schreibt, hat sich in der Vergangenheit eine Einteilung der Signatur in drei wesentliche Bereiche bewährt. So teilt sich die Signatur in den Bereich mit den persönlichen Kontaktdaten des Versender, in den Marketing-Bereich und zum Schluss in den Bereich mit den rechtlichen Angaben.

1. persönliche Kontaktdaten des Versenders

Der Bereich mit den persönlichen Kontaktdaten des Versenders sollte im Anschluss an die E-Mail Nachricht gesetzt werden. Denn diese Daten stehen im direkten Zusammenhang mit der Nachricht, nämlich dem Verfasser dieser, in Verbindung. Sollte der Empfänger der E-Mail mit dem Versender Kontakt aufnehmen wollen, so wäre es nervend, wenn er sich erst durch allerlei andere Angaben wühlen müsste, um die für Ihn interessanten Kontaktdaten zu finden. In diesen Block sollten Sie unbedingt alle Daten der Person betreffend aufführen, wie natürlich Vor- und Nachname, Telefonnummer (evtl. die direkte Durchwahl), ggf. die Faxnummer, sowie die personenbezogene E-Mail Adresse und die Postanschrift. Als weitere Kontaktinformationen zur Person können hier auch Links zu den Profilen in den sozialen Medien (wie bpsw. Xing, LinkedIn, Facebook und Co.) aufgeführt werden

2. Marketing-Bereich

Im Marketing-Bereich haben Sie Platz für allerlei Informationen, die Sie gerne verbreiten möchten. Ein gutes Beispiel für den sinnvollen Einsatz dieses Bereichs ist, dass Sie hier auf eine anstehende Messe oder Veranstaltung hinweisen. Aktuelle Angebote oder eine interessante Neuigkeit aus Ihrem Unternehmen können hier auch sehr gut platziert werden. Doch bei allem was Sie hier mitteilen möchte: halten Sie es so kurz wie eben möglich. Für ausführlichere und/oder weitere Informationen sollten Sie lieber auf eine Website verlinken auf der Sie alles weitere unterbringen können. Und ganz nebenbei: eine extra für Ihre Messeteilnahme erstellte Landingpage oder Microsite bringt Ihnen zusätzlich weitere Vorteile.

3. sonstige rechtlichen Angaben

Das letzte Element in Ihrer E-Mail Signatur ist der Block mit den sonstigen rechtlichen Angaben. Hier führen Sie alle gesetzlich vorgegebenen Angaben zum Unternehmen auf. Angaben wie bspw. die Firmierung, Geschäftsführer oder Angaben zum Vorstand, Steuernummer etc.. Zudem können in diesem Bereich auch weitere Disclaimer aufgeführt werden.

Warum diese Einteilung und Reihenfolge?

Die Reihenfolge der einzelnen Elemente der E-Mail Signatur ist natürlich nicht zwingend. Doch allein von der Gewichtung der Informationen ist diese Reihenfolge (zumindest bei der alltäglichen E-Mail Korrespondenz der Mitarbeiter) sinnvoll. Die einzelnen Bereiche sind geordnet, wie i.d.R. das Informationsinteresse des Empfängers aller Wahrscheinlichkeit sein wird. Zuerst, wie kann ich mit dem Sender in Kontakt treten, was gibt’s interessantes Neues und dann erst die rechtlichen Pflichtangaben.

effektive Umsetzung der E-Mail Signaturen

Leider bekomme ich bei Unternehmen (KMUs) häufig mit, dass jeder Mitarbeiter seine eigene E-Mail Signatur in seinem E-Mail Programm anlegt. Eine Seltenheit ist hier eine einheitliche Signatur, geschweige eine eindeutige Vorgabe, welche Daten aufgeführt werden müssen/sollen und wie die Signatur formatiert ist. Gerne wird einfach eine E-Mail Signatur eines Kollegen übernommen und mit den eigenen Kontaktdaten versehen, nur weil einem diese gut gefallen hat.

Stellt man sich unter diesen Bedingungen vor, dass beschlossen wird, einen Marketing-Bereich mit in die E-Mail Signatur einzuführen, so ergibt sich schnell eine großes Problem. Alle Mitarbeiter müssten unter diesen Umständen auf Zuruf Ihre E-Mail Signatur an die aktuellen Vorgaben im Marketing Bereich anpassen. Nicht nur die zeitliche Koordination wurde hier scheitern, so dass einige noch die alten und andere schon die neuen Marketing-Infos in Ihrer Signatur hätten, sondern zudem werden die Mitarbeiter ziemlich schnell von den andauernden Änderungen Ihrer E-Mail Signatur genervt sein. Im schlimmsten Fall werden Sie sogar die Verwendung des Marketing Bereichs strickt ablehnen und nicht weiterführen. So ist eine Vereinheitlichung und der Marketingnutzen von Anfang an zum Scheitern verurteilt.

Doch es geht wie immer einfacher! Trennen Sie beispielsweise die Verwaltung der einzelnen Bereiche der E-Mail Signaturen sinnvoll auf. Beispielsweise in lokale und globale Bereiche. Ein lokaler Bereich sind die persönlichen Kontaktdaten der einzelnen Mitarbeiter. Globale Bereiche sind dann die Marketing und sonstigen rechtlichen Angaben. So können die für alle Mitarbeiter gleichen Bereiche an einer zentralen Stelle administriert werden. Diese Angaben werden dann den E-Mail Signaturen der Mitarbeiter einfach angefügt. Dadurch haben immer alle E-Mail Signaturen den aktuellen Stand der nicht personenbezogenen Informationen. Wird beispielsweise eine Änderung im Marketing Bereich global vorgenommen, so haben automatisch alle ausgehenden Mitarbeiter E-Mails den aktuellen Stand in Ihren E-Mails – ohne eigenständig die neuen Informationen anzugeben.

In Abhängigkeit welche E-Mail Lösungen im Unternehmen eingesetzt werden, kann die Einteilung auf unterschiedliche Arten umgesetzt werden. Für die gängigsten Systeme gibt es diverse Software, die genau für diese Probleme mit einheitlichen E-Mail Signaturen Lösungen anbieten. Ein Beispiel für den Microsoft Exchange Server könnte beispielsweise CodeTwo Exchange Rules 2016 (E-Mail Signaturen-Manager für Exchange 2016) sein. Welche Lösung für Ihr Unternehmen passend ist, sollte aber immer individuell evaluiert werden.

FAZIT

Unternehmensweite einheitliche E-Mail Signaturen sind heutzutage nicht nur ein Frage der Aussendarstellung und des Image des Unternehmens. Sie können zudem, wenn Sie richtig und gezielt eingesetzt werden, zeitgleich einen effektiven Marketingnutzen erzielen.