Aufgabe war die komplette Digitalisierung der Projektverwaltung und Projektdokumentation. Zielsetzung ist gewesen, dass die bisherige Papierdokumentation, welche Teilweise vom Büro (Projektmanagement) sowie den jeweiligen Monteuren erstellt wurde, in den Abläufen zu optimieren und zu vereinfachen. Des Weiteren sollte die aufwendige, manuelle Dokumentation der Projekte entfallen und auf Knopfdruck saubere und im Corporate Design gestaltete PDF-Dokumentationen ausgegeben werden können.

Die zentrale Datenhaltung erfolgt auf dem hausinternen NAS. Mitarbeiter im Büro können über die normale (W)LAN-Verbindung auf die Anwendung und auf die abgelegten Daten zugreifen. Eine möglicherweise fehlende Verbindung zum Internet bedeutet daher nicht direkt einen Arbeitsausfall und nicht einsehbare Informationen.

Die auf dem NAS betriebene Anwendung ist über das Internet zum Datenaustausch erreichbar. So wird es jedem Benutzer ermöglicht, die für ihn freigegebenen und relevanten Daten jederzeit einzusehen, bzw. zu ergänzen. Monteure können jederzeit auf Projektrelevante Daten, wie bspw. Kontaktdaten, Pläne, Tabellen und Projektbeschreibungen unkompliziert zugreifen.

Was bisher noch über Listen und Formulare in Papierform erfolgte, wird jetzt direkt digital erfasst und automatisch dem richtigen Kunden und Projekt zugewiesen. Ein fehleranfälliges und händisches übertragen von handschriftlich ausgefüllten Papiervordrucken entfällt jetzt gänzlich.

Mit dem System kann jetzt zudem ausgeschlossen werden, dass Monteuren auf der Baustelle wichtige Projektinformationen oder Pläne nicht vorliegen. Diese können mit jedem Endgerät, welches über einen Zugang zum Internet verfügt, jederzeit abgerufen und eingesehen werden.

Monteure können mit der Anwendung die Projektdokumentation direkt auf der Baustelle anlegen. Die neben den Angaben benötigte Fotodokumentation kann direkt über das Smartphone erfolgen; wie natürlich auch die Fotoaufnahmen selbst. Die Fotos werden vor der Übertragung auf ein einheitliches Maß gebracht und in der Datenmenge komprimiert, wodurch die Übertragung stark beschleunigt und das mobile Datenvolumen nicht unnötig strapaziert wird.

Unmittelbar nach dem Upload der Fotos, sowie den restlichen Angaben der Projektdokumentation, stehen die Daten im Büro auf dem lokalen NAS zur Verfügung. Eine Projektdokumentation kann dann unmittelbar erfolgen. Die Ausgabe der Projektdokumentation erfolgt auf Knopfdruck, so dass automatisch PDFs generiert werden.

Weitere Zeitersparnis mit der Anwendung bietet die automatische Generierung der Projektdokumentation. Die verschiedenen Dokumentationen (Druckprüfungen, Verteilerdokumentationen etc.), können auf Knopfdruck als PDF-Export ausgegeben werden.

Die exportierten Dokumentationen im PDF-Format können separat zur Archivierung gespeichert werden und dem Kunden als Beleg per E-Mail zugesendet werden. Einfacher und zeitschonender kann eine Projektdokumentation nicht erfolgen!

Die Anwendung wurde um weitere Funktionen ergänzt, die dem Unternehmen eine entscheidende Zeitersparnis und Vereinfachung von alltäglichen Abläufen bieten. Mitarbeiter können Ihre Arbeitsbekleidung mit wenigen Klicks direkt über die Anwendung ordern. Lästiges Ausfüllen von Bestellformularen oder Bestellungen auf Zuruf gehören nun der Vergangenheit an.

Die Spesenabrechnungen erledigen die Monteure jetzt ebenfalls direkt mit der Anwendung. So haben die Monteure sowie das Büro jederzeit die Möglichkeit, die Spesenabrechnungen als PDF ausgeben zu lassen. Alle Spesenberechnung erfolgen selbstverständlich automatisch anhand der eingetragenen Daten.

Mit der maßgeschneiderten Anwendung kann das Unternehmen nicht nur bei vielen Arbeitsvorgängen eine Menge Arbeitszeit einsparen, sondern alle Beteiligten haben immer alle notwendigen Projektinformationen vorliegen - sei es im Büro oder direkt auf der Baustelle. Verzögerungen aufgrund von fehlenden Informationen kommen so gar nicht mehr auf.

Die Datenhaltung direkt im Unternehmen vermeidet einen Arbeitsausfall, sollte die Internetverbindung einmal nicht vorhanden sein. So können auf Basis der zentralen Datenhaltung immer alle notwendigen Informationen, Berichte und Dokumentationen weiterhin erstellt werden. Ein weiterer Vorteil der vollständigen und ausführlichen Projektdokumentation ist, dass im Zweifelsfall jederzeit eine professionelle und fehlerfreie Ausführung der Aufträge nachgewiesen werden kann.

Unterm Strich bietet die Anwendung in vielen Bereichen einen unschlagbaren Mehrwert für das Unternehmen, wodurch Zeit und Geld eingespart und nervenaufreibende, unnötige Tätigkeiten vermieden werden.